Gentile Collega,
Dopo l’applicazione di azioni massive di cancellazione a causa di forza maggiore COVID-19 che abbiamo intrapreso negli ultimi mesi, stiamo entrando in una fase più complicata di gestione con le prenotazioni coinvolte, poiché la casistica che possiamo trovare è estesa ed è difficile stabilire un unico protocollo che copra tutte le opzioni.
Per questo motivo, abbiamo ritenuto opportuno informarti della procedura che stiamo seguendo in Smytravel per gestire le prenotazioni di viaggi combinati che abbiano sofferto la cancellazione da parte del fornitore di uno qualsiasi dei servizi che sono parte integrante del viaggio.
Preavviso per offrire alternative
Logicamente, il nostro obiettivo è cercare di salvare il maggior numero possibile di prenotazioni, ma ciò non sarà sempre possibile. Il nostro impegno è di informarti delle opzioni disponibili sui viaggi combinati coinvolti con un preavviso minimo di 15 giorni prima della data di partenza e nel caso in cui non possiamo offrirti una valida alternativa, procedere alla cancellazione senza spese a causa di forza maggiore.
Attualmente e a causa del ritardo accumulato fino ad oggi, non siamo in grado di rispettare questo impegno di preavviso minimo, anche se a poco a poco e grazie alla continua reintegrazione di parte del nostro team e ai miglioramenti tecnologici che vengono implementati, saremo in grado di informarti con un anticipo sufficiente per evitare problemi sia a te che al tuo cliente.
Quello che il mio cliente vuole è cambiare le date, come posso fare?
Al momento è impossibile per noi offrire il servizio di quotazione di cambi. Sappiamo quanto sia importante per te e per il tuo cliente offrire questo servizio e pertanto ci impegniamo a cercare di recuperarlo il prima possibile. Ti informeremo non appena potremo ammettere di nuovo questo tipo di richiesta.
Sì, ma il mio cliente non vuole viaggiare e richiede la cancellazione senza spese
Se il tuo cliente richiede di annullare il suo viaggio senza aspettare che in quanto organizzatori del viaggio ci pronunciamo (offrendo alternative o annullando senza spese a causa di forza maggiore), la suddetta cancellazione da parte del cliente sarà considerata volontaria e si applicheranno i costi di cancellazione previsti nel contratto del viaggio combinato.
Pertanto, ciò che raccomandiamo in questi casi è chiedere al tuo cliente un po ‘di pazienza. Siamo consapevoli che di fronte all’incertezza della situazione in cui viviamo, questo non sia sempre facile da ottenere, ma è al momento l’opzione più appropriata.
Ma so già che i voli del viaggio combinato sono cancellati
Nei prossimi giorni implementeremo un sistema per rilevare questi casi affinché la prenotazione venga cancellata per cause di forza maggiore senza spese in modo automatico. Nonostante quanto sopra, se si dispone di informazioni che confermino che tutti i servizi aerei all’interno di un viaggio combinato sono stati annullati e si rileva che la prenotazione è ancora attiva, ti chiediamo di comunicarcelo tramite il Chatbot, affinché tentiamo di offrirti una soluzione senza oltrepassare le scadenze sopra menzionate. Si prega di non eseguire questa azione se la cancellazione del servizio aereo riguarda solo una delle tratte del viaggio.
Allo stesso modo, evita di richiedere la cancellazione senza spese se il volo non è stato cancellato ma è stato riprogrammato dalla compagnia aerea o se semplicemente l’hotel originale è chiuso, poiché in questo caso la nostra responsabilità come organizzatore sarà di offrire alternative e lo faremo conformemente all’impegno relativo alle scadenze di cui sopra.
Non voglio pagare l’importo di un viaggio che molto probabilmente dovrà essere cancellato senza spese
Ti capiamo ed è proprio per questo che stiamo lavorando per adempiere al nostro impegno di informare su ciò che accadrà con la prenotazione con almeno 15 giorni di anticipo. In questo modo, eviteremo di fatturare una prenotazione che alcuni giorni dopo dovrà essere annullata.
Speriamo che tutte queste misure ti sembrino appropriate, che a poco a poco siamo in grado di offrire un livello di servizio adeguato alla situazione attuale e che eviti di generare problemi di tesoreria nella tua agenzia.
Grazie mille per il tuo supporto e la tua fiducia.